Informační povinnost a povinnost vedení evidence a uchovávání dokladů zahraničních zaměstnanců

Se zaměstnáváním zahraničních pracovníků v České republice se kromě výhod pojí také řada základních povinností, o kterých je dobré vědět v dostatečném předstihu. Patří mezi ně i povinnost informační a povinnost vedení evidence a uchovávání dokladů. Informační povinnost je třeba splnit už s nástupem cizince do zaměstnání, a to nejpozději v den jeho nástupu. Doklady je potom třeba uchovávat po 3 roky od ukončení spolupráce.

Informační povinnost

O nastoupení zahraničního zaměstnance do vaší firmy musíte informovat Úřad práce (ÚP) a to písemně, nejpozději v den cizincova nástupu. Pozor, místní příslušnost krajské pobočky ÚP se neřídí bydlištěm zaměstnance, ale místem, ve kterém je nebo má být zaměstnání vykonáváno. Kromě “papírového” podání formuláře lze krajskou pobočku také informovat elektronicky, prostřednictvím informačního systému datových schránek nebo zasláním e-mailové zprávy na adresu elektronické podatelny.

Informovat musíte rovněž o změnách ve vztahu s vaším zahraničním zaměstnancem nebo změnách v jejich osobních a identifikačních údajích, a to nejpozději do 10 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.

Přihlaste se k našim HR novinkám

Nechte nám svůj email a dostávejte užitečné tipy nejen pro zaměstnavatele expatů v České republice.

Které změny je třeba na ÚP nahlásit?

  • změny v identifikačních údajích cizince
  • změny adresy v zemi trvalého pobytu a změny doručovací adresy
  • změny v cestovním dokladu (např. číslo nebo název orgánu, který jej vydal)
  • změny druhu práce, místa výkonu práce nebo doby, po kterou je zaměstnávání vykonáváno
  • změny v nejvyšším dosaženém vzdělání a vzdělání požadovaném pro výkon povolání
  • změny doby (tj. například prodloužení), na kterou bylo cizinci vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta
  • změny dne skončení zaměstnání

Důležité je také ÚP informovat o ukončení zaměstnání a nenastoupení do práce. Tato informační povinnost se vztahuje i na případy, kdy cizinec ukončil zaměstnání před uplynutím doby, na kterou bylo povolení vydáno, podal výpověď, nebo došlo k okamžitému zrušení zaměstnání podle § 56 zákoníku práce. Tuto povinnost je třeba splnit do 45 dnů u cizince se zaměstnaneckou nebo modrou kartou a do 10 dnů u cizince s povolením k zaměstnání.

Zaměstnáváte-li zahraniční pracovníky, musíte si o nich vést pečlivou evidenci.

Povinnost vedení evidence a uchovávání dokladů

Dalším z důležitých úkolů, které je třeba plnit je povinnost vedení evidence všech zahraničních zaměstnanců. Do této sféry je rovněž zahrnuta povinnost uchovávání dokladů. Jedná se o kopie dokladů, které prokazují oprávněnost pobytu cizince na území ČR. Tyto kopie je třeba uchovávat po celou dobu trvání zaměstnání cizince a později po dobu 3 let od ukončení spolupráce.

Co vše je třeba evidovat?

  • identifikační údaje cizince
  • adresu v zemi trvalého pobytu a doručovací adresu
  • číslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal
  • druh práce, místo výkonu práce a dobu, po kterou by mělo být zaměstnání vykonáváno
  • pohlaví cizince
  • zařazení zaměstnání podle oborové klasifikace ekonomických činností
  • nejvyšší dosažené vzdělání cizince
  • vzdělání požadované pro výkon povolání
  • dobu, na kterou cizinci bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta a na kterou mu byl povolen pobyt
  • den nástupu a den skončení zaměstnání nebo vyslání zahraničním zaměstnavatelem

Zajímá vás více o zaměstnávání cizinců v Česku – vízové a jiné imigrační záležitosti, rozhovory, tipy z praxe? Sledujte náš blog a odebírejte náš HR newsletter, aby vám nic neuniklo!

Zdroj článku: mpsv.cz
Zdroj foto: pixabay.com

Tereza Walsbergerova

Howdy! I'm Tereza and I'm a wordsmith and literature nerd from Brno. Although I was born and raised in the Czech Republic, I know all too well from my time in Texas what it's like to be a "stranger in a strange land." I am excited to share all kinds of information with y'all!

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *